Sabe fazer a gestão digital de documentos em sua empresa?

Com uma gestão digital otimizada é possível reduzir mais de 30% dos custos operacionais

Você sabia que a gestão digital de documentos pode reduzir os custos operacionais e aumentar a eficiência do seu negócio? Isso é possível porque a empresa consegue liberar recursos para atividades de maior valor agregado, proporcionando mais agilidade dos colaboradores na execução dos processos diários de trabalho. De acordo com um estudo da Association for Intelligent Information Management (AIIM), empresas que adotaram a automação documental conseguiram reduzir seus custos com papel, armazenamento e tempo de trabalho em até 30%.

Por que o gerenciamento documental é importante?

Considere a quantidade de documentos que circulam em empresas de todos os tamanhos. Já calculou quanto poderiam economizar em papel e recursos financeiros ao digitalizar esses documentos? Ainda há um número grande de organizações que desperdiçam recursos consideráveis com o consumo de papel. Será o caso da sua?

Conforme pesquisas da IACCM – Associação Internacional de Gestão de Contratos e Comerciais, muitas empresas ainda consideram o gerenciamento documental como algo dispensável, de pouca importância. Consequentemente, negligenciam investimentos em tecnologias e sistemas que agilizam a criação, assinatura, circulação e arquivamento desses documentos essenciais. O resultado é que consomem mais recursos e mais tempo operacional de trabalho.

Gestão de documentos e sustentabilidade

A redução no consumo de papel colabora diretamente com a preservação ambiental e alinha a empresa com princípios ESG (Ambiental, Social e Governança). Esteja atento, pois, com a Agenda ESG, os clientes estão sempre de olho nas empresas que adotam efetivamente a digitalização visando estar em dia com as melhores práticas ambientais.

Deseja reverter esse cenário em sua empresa? Conheça as alternativas disponíveis para implementar uma gestão digital de documentos. Trata-se de um sistema que elimina a dependência de papel, reduzindo a necessidade de espaço físico para armazenamento e evitando problemas como perda ou deterioração de materiais importantes. Além disso, a digitalização vai facilitar a busca e recuperação de informações, permitindo acesso rápido e eficiente quando necessário.

Rastreabilidade e transparência na gestão de documentos

Para complementar a gestão digital, a implementação de workflows eficientes pode otimizar processos internos, reduzir retrabalho e aumentar a produtividade da sua equipe. É uma prática completa de administração que visa organizar e gerenciar informações e contratos de forma totalmente eletrônica, otimizando processos documentais em todas as etapas. Com isso, a rastreabilidade e transparência na gestão dos documentos possibilita identificar com agilidade todos os atores envolvidos nas etapas de cada processo.

Validade jurídica e segurança da documentação digital

A gestão digital proporciona segurança superior na guarda dos arquivos. Além disso, a validade dos documentos digitais passou a ser a mesma da documentação em papel. Desde 2001, com a Medida Provisória nº 2.200-2, documentos digitais são legalmente válidos no Brasil. Esta MP instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), garantindo autenticidade, integridade e validade jurídica dos documentos eletrônicos.

Importante ressaltar que enquanto documentos em papel são vulneráveis a danos físicos, como fogo e água, os digitais podem ser facilmente protegidos com sistemas de backup e criptografia. Outra vantagem é a agilidade. Os sistemas de gestão eletrônica permitem acesso aos documentos em apenas alguns cliques, facilitando pesquisas e geração de relatórios.

Em suma, a gestão digital de documentos impacta operacionalmente diversos setores da empresa, atuando nas atividades administrativas, no planejamento e na tomada de decisões, tornando todas as etapas padronizadas, mais seguras e simplificadas.

Como iniciar a digitalização e organização dos documentos

Iniciar o processo de digitalização requer planejamento e metodologia clara. Primeiramente, faça uma triagem dos documentos físicos e os prepare adequadamente removendo grampos, clipes e fitas adesivas que possam danificar o scanner ou comprometer a qualidade das imagens. Organize-os em ordem lógica, pois é mais eficiente organizar previamente do que reordenar após a digitalização.

Para resultados profissionais, invista em um scanner adequado às suas necessidades. Equipamentos com alimentador automático, função duplex (digitalização frente e verso) e digitalização direta para PDF oferecem mais velocidade e precisão. Além disso, configure corretamente o formato de saída e a resolução, optando preferencialmente por PDFs pesquisáveis com tecnologia OCR, que permitirão localizar informações por palavras-chave.

Para concluir a organização dos documentos digitalizados, estabeleça uma estrutura hierárquica de pastas por assuntos, organizadas de forma lógica. Por exemplo:

• Pasta-mãe: Clientes
  • Pasta nível 1: Cliente A
    • Pasta nível 2: NFs Emitidas
      • Pastas nível 3: Janeiro / Fevereiro / Março.

Na nomenclatura dos arquivos, evite caracteres especiais como “&”, “#” ou vírgulas. Use hifens para separar palavras e adote um padrão cronológico começando pelo ano (ex: 20220313-Contrato-ClienteA). Este formato facilita a ordenação automática por data.

Por fim, defina políticas de backup regulares e considere o armazenamento em nuvem, que reduz a necessidade de hardwares robustos e garante maior segurança aos arquivos. Programe revisões periódicas para eliminar documentos desnecessários e corrigir eventuais falhas no sistema.

A transformação digital dos documentos só tem a agregar, com benefícios de economia financeira, segurança da informação e agilidade os processos. Nós podemos afirmar que empresas que não adotarem essa prática ficarão para trás em um mundo onde agilidade e redução de custos são fatores decisivos para o sucesso.

Cia do Micro: há 19 anos no segmento de tecnologia

Esperamos ter contribuído para ampliar seus conhecimentos sobre a importância de gerenciar os documentos. A Cia do Micro atua no segmento de tecnologia há 19 anos e está à sua disposição para oferecer os melhores equipamentos para compor seu parque tecnológico. Alugamos notebooks de qualidade amplamente reconhecida pelo mercado. Somos parceiros da Dell e podemos ajudar sua empresa a se manter atualizada com a tecnologia sem comprometer o orçamento. 

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