Como garantir a segurança de dados ao devolver notebooks alugados

Aprenda a garantir a segurança de dados, evitar riscos e cumprir a LGPD com práticas seguras

Desde setembro de 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados está em vigor no Brasil, estabelecendo novas responsabilidades para empresas que lidam com informações pessoais. Paralelamente, a locação de notebooks vem ganhando cada vez mais espaço no mercado corporativo. Ao alugar equipamentos de TI, confiamos ao parceiro de locação uma quantidade significativa de dados pessoais, incluindo informações sobre colaboradores, clientes e fornecedores. Por isso, a segurança de dados durante todo o ciclo de locação, particularmente no momento da devolução, exige atenção. Neste guia, apresentamos as melhores práticas para garantir a segurança da informação e proteção de dados ao devolver notebooks alugados, protegendo sua empresa de riscos desnecessários.

Principais riscos de segurança de dados ao devolver notebooks alugados

Notebooks corporativos funcionam como cofres digitais repletos de informações sensíveis que permanecem armazenadas mesmo após o uso rotineiro. Um equipamento utilizado por analistas financeiros ou executivos comerciais, por exemplo, acumula tokens de autenticação para redes privadas (VPN), credenciais de acesso a sistemas de ERP, bases de dados de clientes exportadas para uso offline e planilhas estratégicas. Particularmente preocupante é o fato de que navegadores armazenam pequenos pedaços de dados dos sites visitados em arquivos cache ou pastas de Arquivos Temporários de Internet, que podem ocupar centenas de megabytes ou até gigabytes dependendo dos hábitos de navegação.

A destruição inadequada de dados expõe a empresa a riscos de acesso não autorizado. Formatar um disco rígido ou SSD não elimina o código binário original, permitindo que equipamentos revendidos no mercado paralelo contenham chaves de acesso para a rede da sua empresa. Além disso, a LGPD impõe obrigações rigorosas sobre eliminação de informações pessoais, incluindo dados sensíveis como origem racial, convicções religiosas, dados biométricos e informações de saúde. O Superior Tribunal de Justiça reforçou que empresas são responsáveis pela segurança de dados mesmo em casos de ataques cibernéticos, e a falta de comprovação de medidas preventivas resulta em responsabilização da organização.

Passo a passo para garantir a segurança da informação e proteção de dados antes da devolução

Preparar um notebook para devolução exige atenção meticulosa aos detalhes técnicos que protegem a segurança de dados corporativos. Antes de qualquer procedimento, é importante um backup completo de todas as informações importantes. Transferir arquivos relevantes para repositórios internos ou nuvem da empresa, confirmar se todas as contas corporativas estão desconectadas e verificar se e-mails, históricos de navegação ou configurações pessoais foram removidos.

O gerenciamento de credenciais demanda cuidado especial. Importante acessar o Gerenciador de Senhas do Google no Chrome, selecionar as configurações e excluir todos os dados salvos. No Windows, abrir o Gerenciador de Credenciais digitando o termo na barra de pesquisa e remover tanto as Credenciais da Web quanto as Credenciais do Windows.

Posteriormente, é importante executar a limpeza de disco digitando o comando na barra de pesquisa do Windows. Esta ferramenta remove arquivos temporários, arquivos do sistema e conteúdo da lixeira que ocupam espaço desnecessário. Desinstalar programas não utilizados também é importante. Acesse Iniciar > Configurações > Aplicativos > Aplicativos Instalados.

Por fim, realize a redefinição completa do Windows. Acesse Iniciar > Configurações > Atualização e Segurança > Recuperação e selecione “Remover tudo”, seguido por “Remover arquivos e limpar a unidade”. Remover todos os cartões de memória, SIM cards e unidades USB antes de devolver o equipamento.

Como escolher uma empresa de locação que garanta segurança no processo de devolução

Mesmo que não tenha feito todos os procedimentos mencionados no artigo, a escolha do parceiro de locação pode garantir a segurança de dados por você. Avalie criteriosamente se o fornecedor tem prática no mercado, solidez e cuidados em relação à LGPD. Importante se certificar em contrato que a formatação será feita logo após a devolução, garantindo eliminação irreversível de informações sensíveis. Converse diretamente com a empresa sobre o que acontece com arquivos após a devolução. Certifique-se sobre a formatação segura e limpeza do HD. Empresas especializadas em locação oferecem procedimentos seguros de descarte de dados no final do ciclo de vida útil dos notebooks.

A segurança da informação começa com escolhas conscientes e termina com processos bem executados. A devolução de notebooks alugados exige atenção especial à segurança de dados, especialmente considerando as responsabilidades impostas pela LGPD. Conte com a Cia do Micro para isso. Estamos no mercado há 20 anos atendendo empresas como a sua.  Entre em contato com nosso time: (31)2535-2488 ou pelo WhatsApp.

FAQ

Quanto tempo devo aguardar após o desligamento para devolver o notebook alugado?

Não existe um prazo fixo estabelecido por lei. O ideal é entrar em contato com a empresa imediatamente após o desligamento para solicitar as instruções de devolução. Algumas empresas podem demorar semanas ou até meses para organizar a logística reversa, mas o equipamento continua sendo propriedade da organização independentemente do tempo decorrido.

Quais são os principais riscos ao não limpar adequadamente os dados antes da devolução?

Os principais riscos incluem exposição de credenciais corporativas ainda ativas, informações sensíveis de clientes e parceiros, arquivos temporários contendo dados confidenciais e tokens de autenticação para redes privadas.

Como funciona o processo de locação de notebooks para empresas?

A locação de notebooks funciona como um serviço onde a empresa contratante paga uma taxa mensal para utilizar equipamentos de terceiros por determinado período. O serviço geralmente inclui manutenção, suporte técnico e acesso a máquinas atualizadas, sem necessidade de investimento em compra de ativos.

É necessário formatar o notebook antes de devolver para a locadora?

Sim, é altamente recomendável realizar a limpeza completa dos dados antes da devolução. Isso pode ser feito por você ou pela empresa parceira de locação. Por isso é importante avaliar criteriosamente se o fornecedor tem prática no mercado, solidez e cuidados em relação à LGPD. Lembre-se de executar backup de informações importantes antes da devolução.